Vi på Högkvarteret behandlar personuppgifter för att kunna hyra ut bostäder och lokaler, förvalta våra fastigheter och utveckla nya projekt. Här beskriver vi vilka uppgifter vi behandlar, varför vi gör det, hur vi använder digitala verktyg och AI, och vilka rättigheter du har.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Personuppgiftsansvarig är Högkvarteret Förvaltning och Utveckling AB, org.nr 559293-2981, Hvitfeldtsgatan 9B. 30294, Halmstad. Om ditt hyresavtal är tecknat med ett annat bolag i Högkvarterets koncern är det bolaget personuppgiftsansvarigt för dina uppgifter som hyresgäst. Vilket bolag som är din hyresvärd framgår av ditt hyresavtal. Policyn gäller för alla bolag i koncernen.
Vilka uppgifter vi behandlar och varför
Vi behandlar bara de uppgifter som behövs för respektive ändamål. Inom parentes anges den rättsliga grunden, det vill säga vad i lagen som ger oss rätt att behandla uppgifterna.
- Pröva ansökan och ingå hyresavtal: namn, personnummer, adress, e-post, telefon och kreditupplysning (avtal; berättigat intresse för kreditprövning).
- Signera hyresavtal digitalt: namn, personnummer, e-post och uppgifter från e-legitimation (avtal).
- Hyresavisering och betalning, inklusive autogiro: namn, adress, bankkontouppgifter och betalningshistorik (avtal; rättslig förpliktelse för bokföring).
- Felanmälan, underhåll och arbeten i din bostad: namn, adress, lägenhetsnummer, telefon, e-post, beskrivning av ärendet och eventuella bilder (avtal).
- Information och kommunikation under hyrestiden: namn, e-post, telefon och adress (avtal; berättigat intresse).
- Kontakt med lokalhyresgäster: namn, roll och kontaktuppgifter för kontaktpersoner (berättigat intresse).
- Försäljning av bostadsrätter och bostäder: namn, personnummer, kontaktuppgifter och avtalsuppgifter (avtal; rättslig förpliktelse).
- Intresseanmälan till projekt: namn, e-post och telefon (samtycke).
- Frågor via e-post, telefon eller kontaktformulär: namn, kontaktuppgifter och ditt meddelande (berättigat intresse).
- Hyresskulder och inkasso: namn, personnummer och skuldbelopp (berättigat intresse; avtal).
- Bokföring och krav från myndigheter: uppgifter i fakturor, avtal och verifikationer (rättslig förpliktelse).
Vi använder personnummer bara när det behövs för säker identifiering, kreditupplysning, avtal och bokföring.
AI och digitala verktyg
Vi använder AI-tjänster för att sköta förvaltning och administration snabbare och med färre fel. Det innebär att AI kan behandla dina personuppgifter, till exempel när vi:
- sorterar och besvarar e-post och tar fram utkast till svar
- sammanfattar och följer upp felanmälningar och andra ärenden
- använder AI-assistenten i vår hyresgästportal ditt.hogkvarteret.se, som hjälper dig att felsöka innan ett ärende skapas
- tar fram underlag för uppföljning, rapporter och planering av underhåll
Så här skyddar vi dig när vi använder AI:
- En människa fattar besluten. AI fattar aldrig själv beslut som har rättsliga följder för dig, till exempel om du får ett hyresavtal.
- Du vet när du pratar med AI. I hyresgästportalen framgår det när du chattar med AI-assistenten.
- Bara det som behövs. Vi lämnar inte fler uppgifter till AI-tjänsterna än vad uppgiften kräver.
- Ingen träning på dina uppgifter. Vi använder företagsversioner av AI-tjänsterna, där leverantören inte får använda dina uppgifter för att träna sina AI-modeller.
- Avtal med leverantörerna. Leverantörerna får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.
Vem vi delar uppgifter med
Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Vi delar dem bara med de mottagare som behövs för ändamålen ovan:
- Entreprenörer och hantverkare, för att åtgärda felanmälningar och utföra arbeten i din bostad eller lokal.
- Kreditupplysningsföretag, för kreditprövning inför hyresavtal.
- Visma Sign, för digital signering och lagring av hyresavtal.
- IT- och AI-leverantörer, för e-post, dokument, hyresgästportal, felanmälan, webbplats och AI-stöd.
- Ekonomisystem och redovisning, för avisering, bokföring och redovisning.
- Bank och Bankgirot, för betalningar och autogiro.
- Inkassoföretag, om en hyra eller avgift inte betalas.
- Myndigheter, till exempel Skatteverket och Kronofogden, när lagen kräver det.
Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning är personuppgiftsbiträden. De får bara använda uppgifterna enligt våra instruktioner.
Överföring utanför EU/EES
Vissa leverantörer, främst inom IT och AI, kan behandla uppgifter i USA eller i andra länder utanför EU/EES. När det sker ser vi till att överföringen har ett skydd som lagen godkänner. Det kan vara att leverantören är certifierad enligt EU-US Data Privacy Framework, eller att vi har avtal med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
Hur länge vi sparar uppgifterna
Vi sparar uppgifterna så länge det behövs för ändamålet och tar sedan bort dem. Vid hyresskuld, tvist eller pågående ärende kan vi behöva spara uppgifter längre, tills frågan är löst.
- Uppgifter om dig som hyresgäst: under hyrestiden och [2 år] efter avflyttning.
- Signerade hyresavtal i Visma Sign: [X år] efter att hyresförhållandet upphört.
- Bokföringsunderlag, till exempel avier och fakturor: 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
- Kreditupplysning vid ansökan: tills ansökan är avgjord.
- Felanmälningar och chattloggar: [X månader] efter att ärendet avslutats.
- Uppgifter om köpare av bostadsrätter och bostäder: [X år] efter tillträdet.
- Intresseanmälan: [24 månader], eller tills du återkallar ditt samtycke.
- Frågor via e-post och kontaktformulär: [12 månader] efter att frågan besvarats.
Cookies
Webbplatsen använder nödvändiga cookies för att fungera. Med ditt samtycke använder vi även analyscookies från tredje part för att förstå hur webbplatsen används. Du kan när som helst ändra ditt val i cookie-inställningarna eller i din webbläsare
Säkerhet
Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder. Bara de som behöver uppgifterna i sitt arbete har tillgång till dem.
Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få tillgång till de uppgifter vi har om dig, genom ett kostnadsfritt registerutdrag
- få felaktiga uppgifter rättade
- få uppgifter raderade när de inte längre behövs, om vi inte är skyldiga att spara dem enligt lag
- begära att behandlingen begränsas, till exempel medan vi utreder om en uppgift stämmer
- invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse
- få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format och föra över dem till någon annan (dataportabilitet)
- återkalla ditt samtycke när som helst, om behandlingen bygger på samtycke
Vi svarar på din begäran inom en månad.
Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.
Kontakta oss
Vill du utöva dina rättigheter eller har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter? Kontakta oss på info@hogkvarteret.se eller 035-777 18 00.
Vi kan komma att uppdatera policyn. Den senaste versionen finns alltid på hogkvarteret.se/personuppgiftspolicy.
Uppdaterad: 2026-10-07
